Müşteri & Tedarikçi KVKK Metni

KÂR KATILIM ALTIN RAFİNERİSİ A.Ş.

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI HAKKINDA AYDINLATMA METNİ

Müşteriler, potansiyel müşteriler, tedarikçiler, iş ortakları ve yetkili/temsilciler için

1. Amaç ve Kapsam

Bu Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("Kanun") uyarınca; Şirket ile müşteri, potansiyel müşteri, tedarikçi, iş ortağı veya diğer ticari ilişki tarafı olarak ilişki kuran gerçek kişiler ile tüzel kişi müşteri ve tedarikçilerin ortakları, yöneticileri, çalışan irtibat kişileri, temsilcileri, imza yetkilileri ve nihai faydalanıcılarını kişisel verilerinin işlenmesi hakkında bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.

Çalışanlar, çalışan adayları, stajyerler, fiziksel alan ziyaretçileri, güvenlik kamerası kayıtları ve erişim kontrolü gibi farklı işleme süreçleri için verinin elde edildiği anda ayrıca sürece özgü aydınlatma yapılır. Biyometrik veri işlenen bir erişim kontrolü bulunması halinde bu faaliyet, Kanun'un 6. maddesi uyarınca ilgili kişilerin açık rızasının alınması kaydıyla ve ölçülülük ilkesine uygun olarak yürütülür; bu kapsamda veriler yalnızca erişim güvenliğinin sağlanması amacıyla işlenir. İnternet sitesinde zorunlu olmayan çerez veya benzeri teknolojiler kullanılırsa ayrıca Çerez Aydınlatma Metni ve tercih paneli sunulur.

2. Veri Sorumlusunun Kimliği

İstanbul Ticaret Sicil Müdürlüğü nezdinde 112700 sicil numarası ve 0607094460400001 MERSİS numarasıyla kayıtlı, merkezi Yarımburgaz Mah. 1. Cumhuriyet Cad. No: 50/1 Küçükçekmece/İstanbul, TÜRKİYE adresinde bulunan KÂR Katılım Altın Rafinerisi A.Ş., Kanun kapsamında veri sorumlusudur.

3. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri

1. Kimlik bilgileri: Ad, soyad, T.C. kimlik numarası; yabancılar için uyruk ve pasaport/kimlik numarası; doğum tarihi ve imza bilgisi, yalnızca ilgili işlem ve mevzuatın gerektirdiği ölçüde.

2. İletişim bilgileri: Telefon numarası, e-posta adresi, tebligat, fatura, teslimat ve iş yeri adresleri.

3. Ticari işlem ve operasyon bilgileri: Teklif, sözleşme, sipariş, kıymetli maden alım-satım, rafinaj/analiz, teslimat, sevkiyat, ithalat-ihracat, cari hesap ve müşteri hizmetleri kayıtları.

4. Finans bilgileri: Banka/IBAN bilgileri, ödeme, tahsilat, mutabakat, teminat, fatura ve muhasebe kayıtları.

5. Hukuki işlem ve temsil bilgileri: Sözleşme, imza sirküleri/beyannamesi, vekâletname, temsil ve yetki belgeleri, ticari yazışmalar, ihtar, dava ve uyuşmazlık kayıtları.

6. İşlem güvenliği bilgileri: IP adresi, oturum, erişim, doğrulama ve log kayıtları ile bilgi güvenliği, sahteciliğin ve kötüye kullanımın önlenmesine ilişkin kayıtlar.

7. Risk, uyum ve tedarik zinciri bilgileri: Müşteri/tedarikçi tanıma, nihai faydalanıcı, yaptırım, siyasi nüfuz sahibi kişi, olumsuz medya, kıymetli madenin kaynağı/menşei, işlem ve tedarik zinciri risk değerlendirmeleri ile inceleme sonuçları.

8. Talep, şikayet ve başvuru bilgileri: Başvuru, öneri, talep, şikayet, etik bildirim ve mesaj içerikleri ile bunlara ilişkin işlem kayıtları.

9. Pazarlama bilgileri: Ticari elektronik ileti tercihleri ve izin kayıtları; yalnızca ilgili onayların bulunması halinde.

Tüzel kişiye ait şirket unvanı, tüzel kişi vergi numarası ve benzeri salt kurumsal bilgiler tek başına kişisel veri değildir. Bu bilgiler ancak gerçek kişi tacirle veya belirli/belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilebildiği ölçüde bu metin kapsamındadır.

4. İşleme Amaçları ve Hukuki Sebepler

Kişisel veriler, aşağıdaki amaçlar ve Kanun'un 5. maddesindeki hukuki sebepler kapsamında işlenebilir:

Açık rızaya dayanan işlemler aydınlatmadan ayrı bir süreçle yürütülür. Açık rıza, sözleşmenin kurulması veya hizmetin sunulması için zorunlu olmadığı hallerde şart olarak ileri sürülmez ve geri alınabilir.

5. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemleri ve Kaynakları

1. İnternet sitesi, iletişim ve başvuru formları, e-posta, telefon, fiziki formlar, yüz yüze görüşmeler, sözleşmeler, siparişler, faturalar, banka, analiz/rafinaj, teslimat, sevkiyat ve ithalat-ihracat kayıtları aracılığıyla doğrudan ilgili kişiden;

2. Tüzel kişi müşteri, tedarikçi, hizmet sağlayıcı ve iş ortakları ile bunların yetkili ve temsilcilerinden;

3. Ticaret sicili, yetkili kamu kurumları, düzenleyici kuruluşlar, mevzuatın izin verdiği kamuya açık kaynaklar ve kullanılan KYC/uyum kontrol hizmeti sağlayıcılarından;

4. Tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle.

Kişisel verilerin ilgili kişinin kendisinden elde edilmemesi halinde aydınlatma; verinin elde edilmesinden itibaren en geç bir ay içerisinde, ilgili kişiyle ilk iletişim kurulurken veya veri ilk kez aktarılmadan önce somut sürece uygun şekilde yapılır.

6. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel veriler; yukarıda belirtilen amaçlarla sınırlı olmak üzere yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, bankalara ve finansal kuruluşlara, bağımsız denetim kuruluşlarına, hukuki ve mali danışmanlara, iş ortaklarına, tedarikçilere ve hizmet sağlayıcılara Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde belirtilen şartlara, özellikle Kurul tarafından ilan edilen yeterli korumanın bulunduğu ülkelere veya standart sözleşme/taahhütname mekanizmalarına uygun olarak aktarılabilir.

7. Saklama ve İmha

Kişisel veriler, işleme amacı için gerekli süre ile uygulanabilir mevzuatta öngörülen asgari saklama süreleri boyunca muhafaza edilir. Birden fazla saklama sebebi bulunursa daha uzun süreyi gerektiren hukuki sebep uygulanır. İşleme şartlarının tamamı sona erdiğinde veriler, Şirket'in Veri Saklama ve İmha Politikası'nda belirlenen ve her halükarda 6 ayı geçmeyen ilk periyodik imha sürecinde silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Yasal saklama zorunluluğu bulunan veriler, ilgili süre boyunca yalnızca saklama yükümlülüğü ve hukuki hakların korunmasıyla sınırlı olarak işlenir.

8. Etik ve İhbar Bildirimleri

[email protected] adresine iletilen bildirimlerde; bildirimi yapan ve bildirime konu kişilerle ilgili kimlik, iletişim, çalışma/iş ilişkisi, olay ve delil bilgileri işlenebilir. Veriler; bildirimin alınması ve incelenmesi, taraflarla iletişim, düzeltici/önleyici işlemler, hukuki yükümlülükler ve hakların korunması amaçlarıyla Kanun m.5/2-(ç), (e) ve temel haklara zarar vermemek kaydıyla (f) kapsamında işlenir.

Özel nitelikli kişisel veriler gerekli olmadıkça talep edilmez ve bildirimde paylaşılmamalıdır. İşlenmesinin zorunlu olması halinde Kanun'un 6. maddesindeki uygun işleme şartlarına (açık rıza veya kanunlarda öngörülen haller) dayanılır ve Kurulca öngörülen yeterli önlemler alınarak işlenir.

9. İlgili Kişinin Hakları

Kanun'un 11. maddesi uyarınca aşağıdaki haklara sahipsiniz:

1. Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,

2. Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

3. Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

4. Kişisel verilerinizin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

5. Kişisel verileriniz eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,

6. Kanun'un 7. maddesindeki şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,

7. Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

8. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucunda aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

9. Kişisel verilerin Kanun'a aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme.

10. Veri Sorumlusuna Başvuru

Haklarınıza ilişkin taleplerinizi Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun olarak; ıslak imzalı yazılı başvuruyla Yarımburgaz Mah. 1. Cumhuriyet Cad. No: 50/1 Küçükçekmece/İstanbul, TÜRKİYE adresine, güvenli elektronik imza veya mobil imza kullanarak [email protected] KEP adresine ya da daha önce Şirkete bildirdiğiniz ve sistemde kayıtlı e-posta adresinizden kvkk@karkatilimaltinrafinerisi.com adresine iletebilirsiniz.

Başvuruda ad-soyad, yazılı başvurularda imza, T.C. vatandaşları için T.C. kimlik numarası; yabancılar için uyruk, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası; tebligata esas adres, varsa e-posta, telefon ve faks numarası ile talep konusu bulunmalıdır. Başvurular talebin niteliğine göre mümkün olan en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca maliyet gerektirmesi halinde Kurulca belirlenen tarife uygulanabilir.

11. Veri Güvenliği, Güncelleme ve Yürürlük

Şirket, kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve erişilmesini önlemek, verilerin muhafazasını sağlamak için işleme faaliyetinin niteliğine uygun teknik ve idari tedbirleri uygular. Bu metin; amaçlar, veri kaynakları, alıcı grupları, bilgi sistemleri veya mevzuat değiştiğinde işleme faaliyetinden önce güncellenir.